HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WESITE

1) KHAI BÁO HỆ THỐNG

- Truy cập vào trang web theo địa chỉ:

Ví dụ: http://bg-thcsbinhxuyen.haiduong.edu.vn/admin.aspx  

- Bấm tiếp tục: Màn hình về thông tin quản trị (3 mục chính)

1) Mục 1: Thông tin của người quản trị cao nhất (có quyền cấp tài khoản cho giáo viên, thư viện, thiết bị…)

* Khai báo tài khoản

1) Khai báo tài khoản cho người Quản trị cao nhất

+ Muốn thêm người quản trị (Admin)

Bước 1: Nhập họ tên vào ô họ tên: Ví dụ: Nguyễn Văn Hải (Cả dấu Tiếng Việt)

Bước 2: Nhập Pass

Bước 3: Bấm nút Thêm

+ Muốn sửa thông tin của người quản trị (Admin)

Bước 1: Click vào chữ Select, thông tin của người cần sửa sẽ hiện thị trên ô Họ tên và Pass

Bước 2: Sửa thông tin họ tên vào ô họ tên, Pass

Bước 3: Bấm nút Sửa

+ Muốn xóa thông tin của người quản trị (Admin)

Bước 1: Click vào chữ Select, thông tin của người cần sửa sẽ hiện thị trên ô Họ tên và Pass

Bước 3: Bấm nút Xóa

2) Mục 2: Khai báo thông tin đơn vị

Thực hiện như sau:

Bước 1: Click Select

Bước 2: Cập nhật các thông tin của đơn vị sử dụng

Bước 3: Bấm nút Cập nhật

Mục 3: Cập nhật thông tin bản quyền

- Select và sửa lại thông tin bản quyền

* Nên ghi những thông tin chính của đơn vị

Mục 4: Thay đổi giao diện

Chú ý: các file đưa lên phải cùng định dạng và kích thước

2) TẠO TÀI KHOẢN CHO LÃNH ĐẠO, GIÁO VIÊN, THƯ VIỆN, THIẾT BỊ, ĐOÀN ĐỘI

- Vào Menu hệ thống.

- Màn hình xuất hiện

- Tạo tài khoản cho giáo viên:

Bước 1: Click vào “Giáo viên” như hình trên

Màn hình xuất hiện

Bước 2: Nhập tên và Pass của người quản trị cao nhất rồi bấm Đăng nhập

Bước 3: Màn hình tạo tài khoản cho giáo viên

Bước 4: Tạo tài khoản mới hoặc thêm, sửa, xóa: Làm tương tự như đã hướng dẫn trong khai báo hệ thống.

Chú ý việc thêm sửa xóa phải đúng quy trình

- Muốn thêm mới tài khoản: Nhập thông tin của tài khoản mới cần thêm rồi bấm nút Thêm

- Muốn sửa hoặc xóa tài khoản đã có trước thì đầu tiên phải Select sau đó mới bấm nút Sửa hoặc Xóa

* Đơn vị sử dụng phải nhớ quy trình này vì quy trình này được tác giả sử dụng trong tất cả các modun.

* Tạo tài khoản cho thư viện, thiết bị, đoàn đội cũng làm tương tự (Người quản trị phải thực hiện công việc tạo tài khoản cho các Modun thì người sử dụng các Modun này mới làm việc được)

* Khi có tài khoản rồi, người sử dụng có thể tự thay đối mật khẩu truy cập

Ví dụ: Đổi mật khẩu giáo viên: Các bước như sau: Vào hệ thống – Phân quyền quản trị - Giáo viên

Màn hình đổi mật khẩu có giao diện (Thực hiện theo các yêu cầu rồi bấm đổi mật khẩu)

3) HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MENU TÀI NGUYÊN

Click vào Menu tài nguyên

3.1) Menu văn bản.

- Tìm kiếm văn bản:

Bước 1: Nhập từ khóa của văn bản Ví dụ: muốn tìm những văn bản có từ khóa là: kinh nghiệm, người sử dụng gõ vào ô tìm kiếm chữ kinh nghiệm (chú ý có cả dấu)

Bước 2: Bấm tìm kiếm

* Có thể xem theo chủng loại bằng cách Click vào nút “Xem theo chủng loại”

- Cập nhật văn bản:

Thao tác 1: Click vào nút Cập nhật văn bản

Thao tác 2: Đăng nhập theo tài khoản của giáo viên do người quản trị cao nhất đã cấp

Màn hình cập nhật Văn bản:

+ Cập nhật văn bản mới:

Bước 1: Đưa File lên web bằng cách Click vào nút Browse.

Bước 2: Mở thư mục chứa File cần đưa lên

Bước 3: Chọn File rồi bấm nút Open

Bước 4: Bấm nút gửi đi, lúc này nút “Nhập mơi văn bản” sáng lên (nếu chưa bấm nút gửi đi thì nút này bị mờ nên không Click được)

Bước 5: Nhập thông tin trên màn hình (Trích yếu nội dung, người gửi, chủng loại….) riêng tên File phần mềm tự động đặt nên các đơn vị không sửa được tên File.

Bước 6: Bấmnút “Nhập mơi văn bản” nếu văn bản mang nội dung chỉ đạo còn nếu văn bản đưa lên có nội dung kế hoạch thì Click nút “Nhập mơi văn bản + Kế hoạch”

Sau khi cập nhật xong văn bản sẽ hiển thị ở bảng dưới hoặc có thể thấy văn bản mới xuất hiện trên trang chủ của website.

* Sửa xóa văn bản:

Để sửa hoặc xóa văn bản ta thực hiện theo quy trình sau đây

Nếu sửa:

Bước 1: Select văn bản cần sửa lúc đó nút sửa mới sáng (nút Sửa chưa sáng có nghĩa là chưa Select)

Bước 2: Sửa nội dung cần sửa trong các ô (Trích yếu nội dung, ngày gửi…)

Bước 4: Bấm nút Sửa

Nếu xóa:

Bước 1: Select văn bản cần xóa

Bước 2: Bấm nút xóa

Chú ý:

- Kiểm tra kĩ thông tin cần xóa vì xóa đi không lấy lại được!

- Để quản lí các văn bản theo chủng loại các đơn vị Click vào nút Cập nhật chủng loại để thêm, sửa, xóa chủng loại cho phù hợp với đơn vị của mình

Các menu khác: Đề thi, Công văn đi, ….

- Các đơn vị sử dụng làm tương tự như cập nhật văn bản đã hướng dẫn ở trên.

- Việc cập nhật các modun này có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lí, lưu trữ hồ sơ, tra cứu…nên trong quá trình cập nhật các đơn vị lưu ý việc trình bày, kiểu chữ tránh việc viết không có dấu Tiếng Việt, viết tắt…gây mất thẩm mĩ.

3.2) Menu Ảnh

Hướng dẫn đưa ảnh lên web

Bước 1: Click vào Đưa ảnh lên

Bước 2: Đăng nhập theo tài khoản của giáo viên

Bước 3: Bấm nút Browse để chọn ảnh

Bước 4: Bấm nút gửi ảnh

* Các chức năng khác trên Menu tài nguyên các đơn vị nghiên cứu và thực hiện tương tự.

4) HƯỚNG DẪN VIẾT TIN, BÀI.

Thao tác 1: Click vào Menu Hệ thống

Thao tác 2: Click vào Viết tin

Thao tác 3: Đăng nhập

Các bước nhập tin như sau:

Để viết một tin mới phải thực hiện đầy đủ và theo trình tự sau

Bước 1: Nhập tên bài viết. Ví dụ: Tin về Lễ kỉ niệm ngày 22/12/2011

Bước 2: Browse đến thư mục chứa ảnh minh họa cho tin bài

Bước 3: Bấm nút gửi đi (Bước này các đơn vị hay quên)

Bước 4: Nhập tóm tắt bài viết (nhập khoảng 3 dòng)

- Để phần tóm tắt mang tính thẩm mĩ, các đơn vị khi viết tin nên căn chỉnh, chọn font chữ, mầu chữ, căn nề…thật chuẩn!

- Không được để trống phần tóm tắt, phần tóm tắt không được chèn ảnh, phim, để khoảng trắng….

Bước 5: Viết nội dung phần chính

Hướng dẫn chèn ảnh vào tin bài

- Click Browse đến thư mục chọn ảnh, sau khi chọn được ảnh bấm nút Open

- Bấm nút Gửi đi (ảnh cần chèn sẽ hiển thị trong màn hình dưới”

- Nhấn chuột vào ảnh – giữ và rê ảnh vào vị trí cần chèn trong phần tin bài

Bước 6: Kiểm tra lại thông tin đã nhập

Bước 7: Bấm nút gửi tin

Bước 8: Kiểm tra nội dung bài viết mới bằng cách trở về trang chủ để kiểm tra (nếu chưa thấy xuất hiện hãy bấm phím F5)

Sửa xóa tin bài

Sửa tin:

Bước 1: Select tin cần sửa.

Bước 2: trong các màn hình soạn thảo, người thực hiện sửa những nội dung cần sửa (biểu bảng, ảnh minh họa…)

Bước 3: Bấm nút Sửa tin…

Xóa tin:

Bước 1: Select tin cần xóa.

Bước 2: Bấm nút Xóa.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WESITE

PHÂN HỆ QUẢN LÍ HỌC SINH THCS

CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÍ:

- Quản lí hồ sơ học sinh.

- Tìm kiếm và truy xuất thông tin học sinh

- Theo dõi ngày nghỉ, xếp hạnh kiểm từng tháng của học sinh

- Theo dõi điểm chi tiết của các bộ môn, điểm trung bình học kì của các môn.

- Thống kê chất lượng giáo dục

- Hỗ trợ thi và tổ chức kiểm tra định kì, kiểm tra chất lượng các tháng

- Kết xuất dữ liệu và nhắn tin về điện thoại di động của phụ huynh

- In ấn các biểu bảng thống kê, sổ điểm cá nhân, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ liên lạc.

* Do các chức năng trên phần mềm tự động đánh giá và xếp loại học sinh nên giúp nhà trường đánh giá học sinh về sự tiến bộ ở bất kì thời điểm nào của năm học, học sinh có thể so sánh kết quả của bản thân với các học sinh khác trong lớp, trong khối hoặc trong toàn trường

I) QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÂN HỆ QUẢN LÍ HỌC SINH

Quy trình 1: Tạo tài khoản của người sử dụng

Quy trình 2: Khai báo tham số hệ thống (năm học, tên lớp, tên khối…)

Quy trình 3: Xử lí hồ sơ học sinh

Quy trình 4: Khai báo chế độ cho điểm, phân công giáo viên giảng dạy (nhập điểm)

Quy trình 5: Cập nhật điểm

Quy trình 6: Truy xuất dữ liệu và in ấn phục vụ cho công tác quản lí

II) HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁC QUY TRÌNH.

2.1) Quy trình 1: Tạo tài khoản của người sử dụng (Giáo viên).

Bước 1: Vào “Hệ thống”

Bước 2: Vào phân quyền “Giáo viên”

Bước 3: Đăng nhập (theo tài khoản của người quản trị cao nhất)

Bước 4: Thêm, sửa, xóa tài khoản cho giáo viên

Chú ý:

Những tài khoản được tạo trong mục này được phép cập nhật và sửa hồ sơ học sinh (Xem thêm phần tạo tài khoản).

2.2) Quy trình 2: Khai báo hệ thống.

2.2.1) Khai báo năm học

- Chọn chức năng “Năm học” trên thanh menu

- Đăng nhập theo tài khoản của lãnh đạo

- Thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa

- Tương tự người sử dụng thực hiện khai báo tên lớp, tên khối.

2.3) Quy trình 3: Xử lí hồ sơ học sinh.

2.3.1) Nhập hồ sơ học sinh (“Học sinh” – “Kì 1” – “Nhập sửa hồ sơ”)

- Đăng nhập theo tài khoản của giáo viên

- Màn hình nhập – sửa – xóa hồ sơ học sinh

2.3.1) Các thao tác nhập mới một hồ sơ học sinh

B1: Ghi đủ các thông tin trên màn hình: Chọn năm học hiện tại, tên khối, tên lớp…..

B2: Tích vào check “Chấp nhận” để nút “Thêm” sáng lên

B3: Click vào nút “Thêm” lúc này ta đã được 1 hồ sơ học sinh

Nhập hồ sơ tiếp theo: Ta thực hiện tương tự quy trình trước.

2.3.2) Các thao tác sửa hồ sơ học sinh

B1: Nhập tên hồ sơ cần sửa vào ô cạnh nút “Tìm”

B2: Click nút “Tìm” danh sách học sinh xuất hiện phía dưới

B3: Select học sinh cần sửa: Thông tin của học sinh đó sẽ hiển thị trên màn hình B4: Sửa những thông tin cần sửa

B5: Click nút “Sửa”

2.3.3) Các thao tác xóa hồ sơ học sinh

B1: Nhập tên hồ sơ cần xóa vào ô cạnh nút “Tìm”

B2: Click nút “Tìm” danh sách học sinh xuất hiện phía dưới

B3: Select học sinh cần xóa: Thông tin của học sinh đó sẽ hiển thị trên màn hình B4: Click nút “Xóa”

2.3.4) Các thao tác chèn ảnh học sinh

B1: Click nút “Chèn ảnh”

B2: Đăng nhập theo tài khoản của giáo viên

B3: Chọn khối, lớp rồi bấm chấp nhận

B4: Chọn học sinh cần chèn ảnh

B5 Chọn ảnh của học sinh (trên thư mục trên máy tính)

B6: Bấm nút gửi ảnh

Chú ý: Nếu gửi nhầm hoặc thay ảnh thì hãy làm theo quy trình trên, ảnh mới sẽ đè vào ảnh cũ.

2.3.5) Các thao tác sửa nhanh thông tin học sinh

B1: Trên màn hình nhập hồ sơ học sinh Click nút “Sửa nhanh”

B2: Đăng nhập theo tài khoản của giáo viên

B3: Chọn khối, lớp rồi bấm chấp nhận

B4: Tích vào cột cần sửa thông tin

B5: Sửa thông tin

B6: Bấm nút “Lưu dữ liệu” ở cuối trang

Chú ý:

- Ta có thể sửa nhanh những thông tin khác như thông tin chỗ ở, dân tộc…bằng cách Click vào các nút chức năng tương ứng trên.

- sau khi nhập hồ sơ, các đơn vị có thể kiểm tra hồ sơ đó trên danh sách lớp thông qua các bước: “Học sinh” – “Quản lí hồ sơ” – “Kì 1” hoặc “Kì 2”

2.3.6) Các thao tác tìm kiếm thông tin học sinh

B1: “Học sinh” – “Quản lí hồ sơ” – “Kì 1” hoặc “Kì 2”

B2: Click nút “Tìm kiếm”

B3: Nhập tên hoặc đầy đủ họ tên (cả dấu TV)

B4: Click nút “Tìm” danh sách học sinh sẽ xuất hiện, trong danh sách đó có thể nhấn vào họ tên học sinh để xem hồ sơ chi tiết.

Chú ý: Năm học đầu tiên sử dụng phần mềm các đơn vị phải nhập đầy đủ thông danh sách học sinh kèm theo các thông tin của mỗi học sinh đó. Các năm tiếp theo vào đầu năm học người quản trị chuyển và tạo hồ sơ học sinh theo quy trình như sau:

QT: 1) Chuyển hồ sơ từ năm học cũ sang năm học mới (Áp dụng cho năm học thứ 2, 3…).

Vào chương trình theo đường dẫn sau:

“Học sinh” – “Hệ thống” – “Đăng nhập” sau khi đăng nhập màn hình xuất hiện

- Click vào nút “Chuyển hồ sơ từ năm cũ sang”

- Đăng nhập

- Màn hình chuyển hồ sơ từ năm cũ sang

- Thao tác theo thứ tự sau:

* Chọn năm cũ – Chọn năm học mới – Tích “OK” – Click “Chuyển năm cũ sang năm mới”

- Chú ý: Thao tác này chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần vào thời điểm đầu năm học.

+ Có thể xóa toàn bộ hồ sơ của một năm học (Chọn năm để xóa – Tích “OK” – Click nút “Xóa hồ sơ”) lưu ý: Xóa đi không lấy lại được.

QT: 2) Cho học sinh lưu ban, chuyển đi nếu có (Áp dụng cho năm học thứ 2, 3…).

+ Nếu học sinh chuyển đi từ năm học trước: Vào phần nhập hồ sơ để tìm và xóa học sinh đó đi.

+ Nếu học sinh bị lưu ban: Vào phần sửa nhanh, chọn học sinh và sửa tên khối – tên lớp của học sinh lưu ban đó.

QT: 3) Nhập mới học sinh của lớp đầu cấp

QT: 4) Xếp danh sách theo thứ tự ABC.

“Học sinh” – “Hệ thống” – “Đăng nhập” sau khi đăng nhập màn hình xuất hiện

- Click nút: “Xếp ABC” – “Đăng nhập”

- Chọn năm học

- Chọn kiểu xếp

Chú ý: Cũng giống các quy trình trên, việc xếp ABC chỉ được thực hiện 1 lần duy nhất vào thời điểm đã “Xử lí xong hồ sơ học sinh”

2.3.7) Các thao tác theo dõi học sinh chuyển đi, đến

“Học sinh” – “Hệ thống” – “Đăng nhập” – “Theo dõi chuyển trường”

- Đăng nhập:

Thao tác theo thứ tự:

- Tìm tên học sinh – Select – Chọn “Đi kì 1” hoặc “Đi kì 2” hoặc “Đến kì 1” …

- Click “Chấp nhận”

- Click “Cập nhật điểm” dùng cho học sinh chuyển đến sau khi đã phân công chuyên môn

Chú ý:

- Trong mục chọn của “Đi kì 1”, “Đi kì 2”…có “+” hoặc “+-” được sử dụng như sau:

“+” nếu chọn “+” thì học sinh đó được chuyển đi và không có tên trong danh sách lớp khi đã chuyển đi

“+-” nếu chọn “+-” thì học sinh đó được chuyển đi nhưng tên vẫn còn trong danh sách lớp

Việc chọn “+” hay “+-” với mục đích danh sách học sinh khớp với danh sách trong trong sổ điểm giấy

- Đặt tên phụ: việc đặt tên phụ với mục đích cho học sinh chuyển đến ở cuối danh sách (vì có trường hợp học sinh chuyển đến sau khi đã vào sổ điểm lớp rồi) tên phụ nên dùng các chữ cái “x”, “y”, “z”…để đảm bảo học sinh đó sẽ nằm cuối danh sách lớp là được.

2.4) Quy trình 4: Phân công giáo viên giảng dạy và nhập chế độ cho điểm.

2.4.1) Phân công chuyên môn và nhập chế độ cho điểm

Vào chương trình theo thứ tự sau:

- “Giáo viên” – “Phân công chuyên môn” – “Kì 1”

* Bước 1: Phân công chuyên môn.

- Chọn năm học, chọn môn học, chọn khối, lớp

- Click “Thêm mới” nếu đây là lần bắt đầu phân công

- Nếu cần xóa hãy chọn dòng cần xóa sau đó Click “Xóa”

- Click “Cập nhật lại” (nếu thay giáo viên dạy)

* Bước 2: Nhập chế độ cho điểm

Chọn các thông tin trên màn hình rồi Click “Chấp nhận”

Chú ý: Xóa một dòng nào đó bằng cách chọn dòng đó rồi Click “Xóa”

Quan trọng: một học sinh chuyển đến trong thời điểm đã phân công chuyên môn và nhập chế độ cho điểm. Để nhập điểm được cho học sinh này thì phải quay vào chức năng theo dõi chuyển trường để tìm học sinh này rồi Click “Cập nhật điểm”

2.4.2) Khai báo môn học, cách tính điểm:

“Học sinh” – “Hệ thống” – “Đăng nhập” sau khi đăng nhập màn hình xuất hiện

- Chọn và tích vào môn tính điểm, xếp loại

- Chọn cách tính điểm theo 40 hoặc 51 hoặc 58

- Click “Kiểm tra” - Click “Chấp nhận”

2.5) Quy trình 5: Nhập điểm, kiểm diện, xếp hạnh kiểm.

Để nhập được điểm trước  hết phải chắc chắn rằng đơn vị đã phân công chuyên môn (phân công giảng dạy cho từng môn ở từng lớp)

2.5.1) Nhập điểm

- “Học sinh” – “Điểm chi tiết” – “Kì 1” hoặc “Kì 2”

- Kéo xuống cuối trang chọn môn cần nhập điểm - Đăng nhập: màn hình xuất hiện

- Chọn năm học, khối, lớp

- Nhập điểm (điểm lẻ sáu phẩy ba ghi là 6.3)

- Sau khi nhập điểm xong Click “Chấp nhận” để lưu điểm (Nên được một số điểm thì lưu luôn để tránh tình trạng ngắt kết nối)

- Chú ý: Phần nhập điểm hoạt động tốt nhất trên “Google Chrome”

* Những môn chỉ học 1 học kì thì ngoài Click “Chấp nhận” thì phải bấm nút “Chuyển điểm cho cả năm”

2.5.2) Kiểm diện

2.5.2.1) Phân công chủ nhiệm

- Để kiểm diện được thì trước  hết phải thực hiện chức năng phân công chủ nhiệm.

- “Giáo viên” – “Phân công chủ nhiệm” – “Kì 1” hoặc “Kì 2”

- Click “Phân công”

- Đăng nhập:

- Select “Giáo viên” – Chọn tên khối, lớp – Click “Cập nhật”

* Nếu xóa: Select “Giáo viên” – Click “Xóa chủ nhiệm”

2.5.2.2) Kiểm diện

- “Học sinh” – “Quản lí Hồ sơ” – “Kiểm diện”

- Chọn tháng – Click “Kiểm diện tháng…”

- Đăng nhập: (giáo viên chủ nhiệm nào thì chỉ được phép kiểm diện lớp của lớp đó)

- Chọn lớp

- Tích vào cột cần theo dõi

- Nhập đúng kí hiệu “P” hoặc “K”

- Click “Lưu dữ liệu”

2.5.3) Xếp hạnh kiểm

- “Học sinh” – “Điểm chi tiết” – “Hạnh kiểm”

- Click “Xếp hạnh kiểm”

- Chọn tháng

- Đăng nhập

- Chọn lớp

- Xếp hạnh kiểm vào cột “HK”

- Ghi nhận xét của tháng (Nội dung ghi chi tiết để sau này dữ liệu được đưa vào học bạ hoặc được gửi qua hệ thống nhắn tin SMS về điện thoại của phụ huynh”

2.5.4) Thi tháng (khảo sát chất lượng) làm tương tự phần nhập điểm

2.5.5) Hỗ trợ thi

Mục đích: Giúp các đơn vị xếp phòng thi, đánh số báo danh, in danh sách…

- “Học sinh” – “Hỗ trợ thi”

2.5.5.1) Tạo danh mục kì thi

- Chức năng: Thêm, sửa, xóa được thực hiện tương tự các modun đã hướng dẫn ở trên

2.5.5.2) Tạo hồ sơ học sinh

- Chọn năm học - Tên kì thi – Click “Chấp nhận”

* Nếu hồ sơ của kì thi đang chọn mà có rồi thì nút tạo hồ sơ bị mờ đi

* Đơn vị sử dụng có thể “Tạo hồ sơ tùy chọn”

+ Tùy chọn: Là lấy hồ sơ của từng lớp để trộn (không phải lấy toàn trường như cách trên)

- Sau khi tạo xong: Các đơn vị có thể xóa đi một số học sinh (do nghỉ, hoặc không được thi…) bằng cách Click “Xóa hồ sơ”

Có hai lựa chọn: Xóa tùy chọn, xóa từng học sinh

+ Xóa từng học sinh:

- Click “Xóa từng học sinh”

- Chọn năm học, lớp, kì thi – Nhập tên học sinh cần xóa – Select tên học sinh – Click “Xóa hồ sơ”

2.5.5.3) Tạo phòng thi

Có nhiều cách trộn học sinh chẳng hạn: Theo lớp, theo khối, hoặc trộn toàn trường.

* Tạo phòng thi theo trường (Xếp xen kẽ học sinh toàn trường)

Làm theo trình tự sau:

- Chọn năm học – Chọn tên kì thi – Click “Bước 1: Chấp nhận chọn kì thi” – Nhập số phòng thi – Tích “Kiểm tra” – Click “Bước 3”

* Tạo phòng thi theo khối, theo lớp làm tương tự

- Sau khi tạo xong: Vào xem và in để in các danh sách phục vụ cho quản lí kì thi…

2.6) Thống kê và in ấn

2.6.1) Xem và In ấn các loại

In các loại danh sách (thường được thực hiện theo 1 quy trình)

* Ví dụ: In sổ liên lạc

- “Học sinh” – “Sổ liên lạc”

- Đăng nhập

- Chọn năm học, lớp

- Click “Xem” – Click “In thông báo”

- Trong màn hình in danh sách: Ta có thể tùy chọn việc xuất danh sách ra định dạng PDF hoặc Word… (khuyến cáo nên xuất ra PDF)

2.6.2) Thống kê

- Tùy chọn các loại thống kê trong màn hình

- Việc thống kê: có thể in trực tiếp hoặc xuất ra file Excel…

2.6.3) Nhắn tin (dùng cho các đơn vị có modem nhắn tin SMS)

- Chọn nội dung cần nhắn tin cho phụ huynh

- Click “Xem trước” – “Nhắn tin SMS”

 - Click “Xem trước” – “Nhắn tin SMS” để lấy dữ liệu

* Trong modun “Quản lí học sinh” có nhiều chức năng khác không hướng dẫn chi tiết vì vậy các đơn vị nghiên cứu và làm tương tự

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WESITE

PHÂN HỆ QUẢN LÍ THƯ VIỆN

CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÍ:

- Quản lí kho sách, ấn phẩm, tạp chí…

- Quản lí hồ sơ bạn đọc (lấy dữ liệu từ quản lí học sinh, quản lí giáo viên).

- Tra cứu tài liệu.

- Giới thiệu sách mới, giới thiệu theo chủ đề…

- Cho bạn đọc mượn, trả.

- Thống kê tình hình mượn trả của giáo viên và học sinh…

I) QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÂN HỆ QUẢN THƯ VIỆN

Quy trình 1: Tạo tài khoản của người phụ trách thư viện (Thủ thư)

Quy trình 2: Khai báo tham số hệ thống (năm học, tên lớp, tên khối, danh mục chủng loại…)

Quy trình 3: Xử lí hồ sơ bạn đọc, in thẻ

Quy trình 4: Nhập ấn phẩm và tạp chí vào kho, in sổ cá biệt, mã vạch, đề can…

Quy trình 5: Cho bạn đọc, mượn trả

Quy trình 6: Truy xuất dữ liệu và in ấn phục vụ cho công tác quản lí

II) HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

2.1) Tạo tài khoản cho người phụ trách thư viện

- Vào “Hệ thống” – “Phân quyền quản trị” – “Thư viện”

- Đăng nhập và tạo tài khoản cho thủ thư

* Cách tạo tài khoản tương tự các thao tác đã hướng dẫn

2.2) Khai báo các danh mục phục vụ cho quản lí thư viện

2.2.1) Danh mục sách tham khảo

* Việc khai báo được thực hiện duy nhất lần đầu khi dùng phần mềm này

- Thực hiện theo đường dẫn sau: “Thư viện” – “Hệ thống”

- Đăng nhập theo tài khoản của người thủ thư

- Cập nhật chủng loại

- Click “Cập nhật chủng loại”

- Đăng nhập

- Việc thêm, xóa, sửa được thực hiện tương tự như các chức năng đã hướng dẫn ở trên

* Kí hiệu chủng loại ấn phẩm hoặc tạp chí không được dùng các kí tự đặc biệt của Tiếng Việt như “Đ”, “Ô”, “Ơ”…

- Cập nhật chủ đề

- Click “Cập nhật chủ đề”

- Đăng nhập

* Cập nhật chủ đề để phục vụ cho công tác giới thiệu sách

- Cập nhật năm làm việc

- Click “Danh mục năm”

- Đăng nhập

- Thêm năm khi bước sang năm mới (năm dương lịch)

Chú ý: Việc cập nhật danh mục cho quản lí thư viện rất quan trọng và trong quá trình thực hiện các đơn vị lưu ý việc ghi các kí hiệu hoặc tên các danh mục phải nhất quán, nếu ghi không nhất quán hoặc ghi không theo hướng dẫn thì trong quá trình quản lí sẽ gặp khó khăn trong việc tra cứu thông tin, thống kê báo cáo…

2.3) Xử lí hồ sơ bạn đọc, in thẻ…

2.3.1) Tạo hồ sơ bạn đọc

- Đối với hồ sơ bạn đọc là học sinh của nhà trường thì phân hệ thư viện sẽ lấy trực tiếp từ dữ liệu hồ sơ quản lí học sinh (bên thư viện không phải nhập)

- Đối với hồ sơ bạn đọc là giáo viên, cách cập nhật hồ sơ như sau

- “Thư viện” – “Giáo viên”

- Click “Nhập hồ sơ giáo viên”

- Đăng nhập

- Việc nhập hồ sơ giáo viên làm tương tự như phần hồ sơ của học sinh (xem hướng dẫn modun quản lí học sinh – xử lí hồ sơ học sinh)

Chú ý:

* Mục Lớp trong màn hình trên các đơn vị có thể thay đổi thông tin cho đúng với đơn vị của mình như: Tổ tự nhiên, tổ xã hội, tổ văn phòng…

Bằng cách làm như sau:

- “Hệ thống” – “Thiết lập tham số” – “Lớp”

- Đăng nhập

- Kéo xuống phía dưới của trang để cập nhật danh mục các tổ chuyên môn của nhà trường.

2.3.2) In thẻ của bạn đọc

Click “Học sinh” hoặc “Giáo viên”

- Chọn năm học, khối, lớp, Click “Xem”

- Click “Thẻ TV”

Chú ý: Có thể xuất file thẻ ra dạng PDF, Word…

* Nếu trên thẻ chưa có mã vạch thì phải tải font mã vạch về máy và cài đặt

* Nên dùng trình duyệt IE để in thẻ và xuất ra PDF

2.4) Nhập ấn phẩm và tạp chí vào kho, in sổ cá biệt, mã vạch, đề can…

2.4.1) Nhập ấn phẩm

- Màn hình lựa chọn kiểu nhập

- Đăng nhập

+ Chọn chủng loại

+ Nhập số thứ tự (chú ý căn cứ vào số thứ tự đã nhập lần trước )

+ Số cá biệt không phải nhập vì tự sinh

+ Chọn ngày vào sổ

+ ……….

+ Nhập số lượng cuốn

+ Tích “Đồng ý”

+ Click “Thêm”

- Để sửa một hoặc nhiều ấn phẩm nào đó trước  hết phải Select ấn phẩm đó

* Sửa xóa nâng cao: Là sửa xóa nhiều ấn phẩm qua một thao tác

* Nhập tạp chí loại 1: Làm tương tự như nhập ấn phẩm

* Nhập tạp chí loại 2:

- Chú ý: Ô STT thứ nhất: Số tạp chí, Ô STT thứ 2: Số thứ tự của tạp chí đó

Ví dụ: Tạp chí Toán TT số 16, quyển số 3 thì ô thứ nhất nhập 16, ô thứ 2 nhập số 3

2.4.2) Tra cứu ấn phẩm

- Muốn tìm ấn phẩm, người sử dụng nhập tên ấn phẩm vào ô từ khóa rồi Click “Tìm kiếm”

* Ngoài việc tra cứu thông thường người sử dụng có thể tìm theo chủng loại, tìm tài liệu hiện có người đang mượn…

2.4.3) Giới thiệu ấn phẩm

- Thực hiện theo trình tự sau:

- Click “Nhập giới thiệu sách”

- Đăng nhập

- Nhập số cá biệt – Click “Chấp nhận”

- Select ấn phẩm cần giới thiệu

- Click “Nhập mới” hoặc đưa ảnh bìa ấn phẩm thì Click “Nhập ảnh bìa”

- Sau khi Click “Nhập mới” màn hình tiếp theo như sau:

- Kiểm tra và chọn chủ đề giới thiệu

- Click “Chấp nhận”

2.4.4) In đề can và tem dán bìa ấn phẩm

- Click “In đề can”

- Chọn chủng loại – Xem trước

- Click “In số cá biệt” hoặc “In gáy sách”

- Người sử dụng nên dùng trình duyệt IE để xuất ra Word để in

* Cắt ra và dán trên bìa ấn phẩm (nên phủ bằng lớp băng dính để chống xước mã vạch)

* Tương tự thao tác in đề can là thao tác in đề can để dán gáy sách

* Việc in đề can có thể thực hiện bằng cách in tùy chọn (In từ số cá biệt này đến số cá biệt kia) hoặc in theo chủng loại. Các đơn vị tự nghiên cứu để thực hiện các chức năng này.

2.5) Cho bạn đọc, mượn trả

2.5.1) Cho bạn đọc mượn

Trước  hết phải chắc chắn rằng ấn phẩm đó đã có trong kho và hồ sơ bạn đọc đã được cập nhật.

- Click “Cho mượn”

- Thực hiện theo trình tự: Trên màn hình

* Nếu đơn vị nào có máy đọc mã vạch thì dùng máy để quét mã vạch trên ấn phẩm và trên thẻ thư viện. Nếu không có máy quét mã vạch thì nhập bằng tay.

* Đôi lúc khi tích “Kiểm tra” phần mềm báo lỗi ấn phẩm không hợp lệ mặc dù thực tế ấn phẩm đó hợp lệ, vậy xử lí ra sao? Lúc đó chỉ cần bấm vào nút “Sửa lỗi” là OK

* Một bạn đọc có thể mượn nhiều cuốn 1 lúc, để không phải quét lại mã thẻ thì người sử dụng tích vào “Khóa mã thẻ”

* Nếu cho mượn nhầm: Hãy chọn dữ liệu nhầm đó rồi Click “Xóa dữ liệu mượn”

* Kiểm tra thông tin vừa cho mượn thì có thể quan sát danh sách phía dưới…

2.5.2) Nhận lại từ bạn đọc trả

- Click “Nhận lại”

- Đăng nhập

- Màn hình trả ấn phẩm như sau

- Thực hiện theo các bước quy định trên màn hình

* Nếu ấn phẩm trả hợp lệ nhưng phần mềm báo “Không hợp lệ” thì Click “Bỏ dấu trả”

* Kiểm tra thông tin trả ấn phẩm

Chú ý:

* Đơn vị sử dụng khai thác thêm các tính năng trên phần mềm

* Thường xuyên In ấn các biểu mẫu để quản lí

Xin trân trọng cảm ơn! Chúc thành công!